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Améliorer sa gestion de projet : découvrez 4 outils pour être plus productif

Si vous travaillez en équipe, vous avez déjà certainement eu à choisir ou à prendre en main différents outils digitaux de gestion de projet.

Vous aurez également constaté la forêt de solutions existantes dans ce domaine : pas toujours simples d’utilisation, ni très ergonomiques, ou alors très chères. Comment s’y retrouver ? Quoi choisir ? Qu’est-ce qui fonctionne vraiment ?

"I don't know what to do anymore"

 1. Les filtres et libellés Gmail : simples, gratuits et puissants

Vous pensez que les outils de gestion de projet et d’organisation sont chers, complexes et chronophages ?

Si vous utilisez Gmail pour gérer vos échanges professionnels, vous avez, sans le savoir, à portée de main un outil d’organisation automatique, simple et puissant qui vous permettra d’y voir beaucoup plus clair dans le flot de vos courriers électroniques quotidiens.

(...)
En quelques clics, le système de filtres et de libellés de Gmail range vos messages clients et fournisseurs par projet, par entreprise, par secteur d’activité, par service ou même tous ces critères en même temps si vous le souhaitez. Et c’est automatique !

Pas de manipulation fastidieuse, pas de perte de temps, vous les configurez une fois pour toutes et vous admirez votre boîte de réception se trier toute seule. Ainsi vous gagnez en clarté, vous permettant de mieux prioriser vos échanges et vos tâches. Et, qui sait, vous pourrez peut-être vous rapprocher de ce fameux idéal de “l’inbox zéro” (c’est-à-dire un tri parfaitement effectué qui laisse une boite mail presque vide).

Pour résumer :

  • A quoi ça sert :
    • Trier et organiser vos mails
    • Gagner en clarté et ne plus perdre de messages
    • Mieux prioriser et gérer les vraies urgences
    • Atteindre le Graal de “l’inbox zéro”
  • Ses avantages :
    • Simple et gratuit
    • Rapide à prendre en main
    • Intégré directement dans le noyau Gmail, pas d’outil externe
    • Entièrement automatique une fois configuré

2. Slack : fini les mails projets

Une autre façon plus radicale de garder votre boîte de réception bien rangée est de… ne pas vous en servir !

“C’est impossible !” me direz-vous et vous n’auriez pas complètement tort. Vous pouvez néanmoins réduire son engorgement en utilisant un autre outil que le mail pour vos communications projets. En effet, beaucoup de produits existent dans ce domaine, mais notre préférence, c’est Slack.

Slack est un outil de discussion instantanée qui vous permet d’interagir avec les acteurs de vos projets rapidement et efficacement. Il permet d’organiser, de façon très souple, des discussions thématiques par équipe, par projet et/ou par client (ou tout autre découpage qui s’adaptera à vos besoins).

Vous pouvez également vous en servir pour discuter autour de fichiers de travail. Que vous traitiez d’images, de textes, ou de feuilles de calcul, Slack permet d’échanger de façon simple et pratique vos documents. Pour certains, il va plus loin en donnant la possibilité d’éditer de manière collaborative directement dans l’espace de discussion.

Son interface est claire et reprend les standards des sites de discussion instantanée, ainsi tout le monde s’y retrouvera simplement.

L’équipe de développement de Slack a aussi eu la bonne idée de décliner leur outil sur tous les supports et toutes les plateformes (navigateur, exécutable PC et Mac, application mobile…), vous permettant d’accéder à vos espaces de discussion où que vous soyez.

"Can I get a Hallelujah ?"
Pour résumer :

  • A quoi ça sert :
    • Discuter de façon souple et réactive avec vos équipes projets
    • S’échanger des fichiers de travail ou des livrables
    • Collaborer pour la création de documents
    • Désengorger sa boîte mail de tous ces échanges projets de quelques lignes
  • Ses avantages :
    • Version gratuite suffisamment puissante et polyvalente pour satisfaire les besoins d’une petite PME
    • Simple à prendre en main
    • Intégration très puissante des outils de bureautique Google (doc, spreadsheet, slides, …)
    • Intégration des outils de stockage de fichiers en ligne (Dropbox, Drive, …)
    • Disponible sur toutes les plateformes digitales

3. Toggl : mesurer pour mieux gérer

L’une des principales nécessités pour être un chef de projet efficace, c’est le pilotage du temps de travail de ses équipes. Ces métriques sont indispensables à la mesure de la performance des projets et permettent de mieux gérer les charges de travail et d’anticiper les écueils.

Malheureusement, c’est aussi souvent perçu par les membres des équipes projet comme l’une des tâches les plus fastidieuses. 

"I don't have time for this"
Ou tout du moins ça l’était jusqu’à l’apparition de Toggl.

Toggl est un interrupteur virtuel qu’on presse pour signaler le démarrage d’une nouvelle tâche ou la reprise d’une tâche interrompue. Ensuite, on le presse à nouveau pour signaler une interruption ou sa finalisation.

Chaque on/off donne lieu à un enregistrement qui peut être lié à un projet, lui-même lié à client, le tout agrégé dans un espace de travail propre à l’équipe.

D’une simplicité d’usage enfantine, et très bien intégré dans l’environnement digitale du collaborateur, il permet de rapporter au fil de l’eau son temps de travail et ainsi grandement faciliter le pilotage.

Pour résumer :

  • A quoi ça sert :
    • Rapporter le temps de travail
    • Piloter l’efficacité des projets
    • Générer des rapports d’activité et métriques personnalisées
  • Ses avantages :
    • Simple à prendre en main
    • Ergonomique
    • Disponible sur toutes les plateformes digitales

4. Wrike : la Rolls Royce de la gestion de projet

Pour les responsables de projet exigeants qui veulent du “tout-en-un” et qui pilotent de nombreux projets, la plupart des outils de gestion en ligne low-cost “célèbres” (Trello et Asana par exemple) trouvent rapidement leur limite.

Pour passer à la vitesse supérieure tout en gardant la souplesse d’un outil en ligne, après de nombreux essais, notre choix s’est porté sur Wrike.

Il combine toutes les fonctionnalités phares des outils classiques (vue Gantt, vue Kanban, gestion de la charge de travail, étiquetage et catégorisation des tâches…). En effet, celui-ci offre des fonctionnalités dont vous ne pourrez plus vous passer. On retrouve un éditeur intégré de formulaire de support client qui remplit directement votre liste de tâches avec les remontées d’incident de vos utilisateurs et un éditeur de tableau de bord d’une telle souplesse qu’il peut remplacer un mini CRM.

(projet)
Wrike se place très simplement au centre de vos autres outils digitaux de productivité grâce à une multitude d’intégrations par plugin (pour Slack, Dropbox, Drive, des CRM ou des systèmes de ticketing par exemple).

Si Wrike est dans votre budget, vous aurez du mal à trouver un meilleur rapport qualité/prix.

Pour résumer :

  • A quoi ça sert :
    • Faire tout ce dont un responsable projet peut rêver
    • Centraliser l’accès à vos outils et rapports en un seul endroit
    • Être un phare pour l’équipe projet
  • Ses avantages :
    • Puissant et polyvalent
    • Très personnalisable, au point de pouvoir se substituer d’autres outils de gestion en biaisant un peu son utilisation
    • Disponible sur toutes les plateformes digitales
    • Le suivi et le support de l’équipe client Wrike sont excellents

 

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