INSIDE Digiworks - L'organisation du travail

L'organisation est un élément essentiel du bien-être, de la qualité et de la productivité en entreprise.

Chez Digiworks nous sommes en recherche permanente d’améliorations, tant sur la structuration technique que sur nos méthodes de travail. C’est pourquoi nous expérimentons régulièrement et enrichissons notre façon de travailler.

Cela vise un objectif global : produire des projets de qualité pour nos clients tout en proposant un cadre de travail épanouissant pour nos collaborateurs.

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Le télétravail

Appliqué ponctuellement dans l’entreprise, le télétravail a été formalisé avec l’arrivée du COVID. La règle est simple : seul le lundi est obligatoirement présentiel afin d’organiser la semaine et profiter de moments conviviaux.

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Lors de la généralisation du télétravail, quelques effets de bords ont émergé comme la présence parfois d’un seul membre de l’équipe au bureau ce qui n’est pas très stimulant ! Pour améliorer la synchronisation des équipes nous avons mis en place un bot sur notre outil Slack qui questionne automatiquement chaque membre le vendredi sur sa présence la semaine suivante. Résultat : on positionne nos jours de présence en fonction des jours où d’autres sont également présents.

Finalement une certaine routine s’est automatiquement installée dans le temps : en plus du lundi, l’équipe se retrouve également tous les jeudis. Nous sommes ainsi heureux de nous retrouver 2 jours par semaine et de profiter du télétravail les 3 jours restants.

Le point du lundi matin :

Nous profitons du temps de présence du lundi pour organiser différentes réunions. Le rituel à notre arrivée est le point hebdomadaire qui a lieu à 9h30. Toute l’équipe se réunit dans notre espace pause avec la projection d’une mind-map regroupant tous les projets actuels. Tous les projets sont abordés un à un. L’objectif est de retracer l’avancée du projet durant la semaine précédente et de définir les tâches et objectifs à venir. 

Au-delà des projets en production, nous faisons également un état des lieux des sujets de communication de l’entreprise, des dossiers commerciaux en discussion ou encore des événements prévus dans la semaine (événements conviviaux, participation à un salon, …). Au-delà de son intérêt dans l’organisation et la planification, ce point permet aussi à l’ensemble de l’équipe d’être informé de tous les sujets qui gravitent dans l’entreprise, que l’on y participe ou non.

Le daily meeting scrum : 

Que l’on soit à distance ou en présentiel, nous nous retrouvons chaque jour à 9H30 pour un daily meeting scrum.

Il s’agit d’une réunion très brève et concise de 15 min maximum. Toute l'équipe se réunit afin de partager les tâches effectuées la veille et de remonter d’éventuels problèmes rencontrés. Suite à cela les collaborateurs s’attribuent les différentes tâches de la journée. L’objectif de cette réunion est de lancer la journée de travail avec en tête nos objectifs respectifs et l’échange d’informations. Cela n’a pas vocation à résoudre les problèmes, il s’agit seulement de les mettre en lumière pour éventuellement organiser un point dédié avec les personnes concernées.

Aujourd’hui nous avons trouvé le bon équilibre dans cette organisation, elle nous permet de garder le lien et de communiquer facilement quel que soit notre lieu de travail. L’équipe profite du confort du télétravail sans perdre en efficacité. De plus tout le monde est très heureux de se retrouver au bureau 2 jours par semaine, moments où l’on organise des sorties communes (restaurants, bars, soirées jeux, sport, …).

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Pourquoi cette organisation, et pas une autre

Nous n’avons pas choisi ces rituels par principe, mais parce qu’ils répondent à des besoins concrets que nous avons rencontrés au fil des projets. Le point du lundi matin existe parce qu’un projet qui démarre la semaine sans cap partagé dérive vite : chacun travaille, mais pas forcément dans le bon ordre, et l’on s’en rend compte trop tard. Le daily, lui, sert à détecter au plus tôt les blocages, ces petits grains de sable qui, laissés une journée de plus, coûtent une demi-journée de retard. Le télétravail encadré, enfin, est arrivé pour offrir du confort sans casser ce qui fait la force d’une petite équipe : la facilité à se parler.

D’après notre expérience, l’erreur la plus fréquente n’est pas de manquer de réunions, mais d’en empiler trop. Une organisation utile se reconnaît à ce qu’elle libère du temps de production plutôt qu’elle n’en consomme. C’est la grille de lecture que nous appliquons à chaque rituel : s’il ne fait pas gagner du temps ou de la clarté à l’ensemble de l’équipe, il n’a pas sa place.

Comment nous faisons évoluer notre façon de travailler

Notre organisation n’est pas figée : elle se construit par petites itérations, exactement comme nous abordons un projet client. Concrètement, lorsqu’un irritant revient (une information qui circule mal, une réunion qui s’étire, une synchronisation difficile), nous le posons sur la table, le plus souvent lors du point du lundi. Nous formulons une hypothèse simple, nous la testons sur quelques semaines, puis nous décidons de la garder, de l’ajuster ou de l’abandonner.

Le bot Slack de présence en est un bon exemple : il est né d’un effet de bord du télétravail (se retrouver seul au bureau) et a été conçu pour résoudre un problème précis, sans bouleverser le reste. C’est notre logique générale : automatiser ce qui est répétitif et sans valeur ajoutée pour préserver l’énergie de l’équipe sur ce qui compte vraiment. Cette même philosophie irrigue d’ailleurs les outils que nous utilisons au quotidien, choisis pour fluidifier la communication et la gestion de projet plutôt que pour suivre une mode.

Ce qui fait varier l’organisation d’une équipe

Il n’existe pas d’organisation universelle, et ce qui fonctionne chez nous ne se transpose pas tel quel ailleurs. Plusieurs facteurs pèsent dans la balance.

• La taille de l’équipe. Un daily de quinze minutes reste fluide à quelques personnes ; au-delà, il faut souvent le scinder par projet sous peine de faire attendre la moitié de l’équipe.
• La nature des projets. Des missions longues et continues n’appellent pas le même rythme que des projets courts qui s’enchaînent ; la cadence des points doit suivre celle de la production.
• La maturité de l’équipe sur l’autonomie. Plus les collaborateurs sont à l’aise pour s’attribuer eux-mêmes les tâches, plus les réunions peuvent être brèves et espacées.
• L’équilibre présentiel/distance. Le bon dosage dépend autant des trajets et des contraintes personnelles que de la nature du travail à réaliser.

C’est pourquoi nous présentons notre fonctionnement comme un retour d’expérience, pas comme une recette. L’intéressant n’est pas de copier nos horaires, mais de repérer les besoins auxquels chaque rituel répond, puis de bâtir le sien.

Les pièges que nous avons appris à éviter

Au fil du temps, quelques travers reviennent et méritent d’être nommés. Le premier est la réunion qui glisse : le daily n’est pas le lieu pour résoudre un problème technique, sous peine de bloquer toute l’équipe pendant qu’on traite le sujet de deux personnes ; nous l’extrayons dans un point dédié. Le deuxième est le télétravail subi : sans rituel de synchronisation, la distance isole vite, d’où l’importance des deux journées communes. Le troisième est l’outil qui devient une fin en soi : un bot ou un tableau n’a de valeur que tant qu’il sert l’équipe, et nous n’hésitons pas à abandonner ce qui ne sert plus.

Ce que cela change pour nos clients

Cette organisation n’est pas qu’un confort interne : elle a un effet direct sur la qualité de ce que nous livrons. Parce que chaque projet est revu chaque semaine et que les blocages remontent chaque jour, les mauvaises surprises sont rares et les ajustements arrivent tôt. Un client gagne ainsi en visibilité (l’avancée est suivie de près) et en réactivité (un problème identifié le matin n’attend pas une semaine pour être traité). La culture de l’itération que nous appliquons à notre propre fonctionnement est la même que celle que nous mettons au service des projets que nous menons à l’agence : observer, ajuster, recommencer.