Agence conseil et accompagnement digital

Accompagnement dans l’évolution de la communication interne de l’entreprise

Transdev Rouen, gestionnaire du réseau de transports en commun de la Métropole de Rouen, nous a sollicité dans le cadre de la mise en place de son outil de réseau social d’entreprise (RSE). Intéressée par notre expertise dans le domaine de l’engagement collaborateurs, l’entreprise souhaitait renforcer la qualité de sa communication interne.

Le projet est d’ailleurs à l’initiative du service comm interne qui a confié sa mise en œuvre aux équipes digitales et que nous avons rencontrées lors d’un premier entretien. Il s’est avéré que les équipes digitales n’avaient pas encore une vision claire de la manière d’aborder la problématique et ne percevaient pas initialement la nécessité de mettre en place un RSE chez Transdev.

Dans cette optique, nous leur avons proposé de réaliser une première phase d’accompagnement en vue de récolter un ensemble d’informations utiles à la prise de décision. Cette mission préalable a pris la forme d’ateliers de co-création, d’interviews terrain et de questionnaires en ligne. Il nous paraissait indispensable de mieux comprendre la perception et les besoins des collaborateurs avant de nous lancer dans la partie opérationnelle, à savoir la réalisation du projet digital.

Les phases du projet d’accompagnement digital

La récolte des informations auprès des collaborateurs

Cette mission a démarré sur une approche assez globale sur des questions englobant tous les aspects de la communication interne de l’entreprise. L’idée était de réaliser des interviews terrain auprès de différentes typologies de collaborateurs : personnel administratif, pôle technique, conducteurs de bus, contrôleurs…

Ces interviews avaient pour objectif de comprendre la perception des collaborateurs vis-à-vis de la communication interne de l’entreprise et de recueillir leurs avis sur les supports de communication et médias déjà en place (magazine interne, outils digitaux, écrans dans les salles de pause…).

Des questionnaires en ligne (enquête digitale) ont été envoyés en complément pour avoir une nombre plus importants de retours et pouvoir élaborer des statistiques, alors que les interviews terrains servent davantage à sonder en profondeur le ressenti des utilisateurs.

Cet exploration a permis d’analyser les sujets suivants :

évaluer la culture de la communication dans l’entreprise
identifier les sujets de communication qui les intéressent
repérer les sujets absents dans la communication

Des ateliers de brainstorming pour identifier les sujets de communication

Durant cette phase de création, des ateliers ont réuni une grande variété de profils chargés d’imaginer et de réfléchir aux actions et outils à mettre en place pour la communication interne.

Les équipes ont identifié des grandes thématiques de sujets à partager plus largement et permettant d’être plus efficaces et impactants dans la communication, à savoir :

Actualités du terrain/Suivi
Connaissance des process/fonctionnement des services
Connaissance des autres/initiatives
Projets en cours
Environnement externe
Appartenance au groupe
Vision/compréhension des clients

Pour chaque thématique, une liste détaillée de sujets a été dressée, permettant de repérer les points qui faisaient déjà l’objet de communications et d’autres qui méritaient qu’on s’y attarde davantage.

Les processus des remontées et partage de l’information

Nous avons réfléchi avec les équipes aux rôles à jouer par les relais de communication pour optimiser le partage d’informations en interne, à savoir :

Demander l’information du terrain
Récupérer l’information du terrain
Partager l’information du terrain

Il est ressorti de l’analyse que les relais de communication n’étaient pas suffisamment bien identifiés, à cette époque, dans les équipes. Dans ce cadre, des actions à réaliser ont été listées pour remédier à ce problème et faire en sorte que les informations circulent de manière plus fluide dans l’entreprise.

Des actions ont également été imaginées pour prévoir des temps de partage dédiés à ce partage d’informations et qui viendraient compléter et renforcer les supports de communication plus classiques (emails, téléphone, réunion…) déjà en place.

Proposition d’outils et moyens pour faire remonter l’information

Bien informer ses collaborateurs permet de remplir plusieurs objectifs. L’entreprise valorise les équipes en faisant la promotion du travail réalisé et crée de l’engagement de la part des collaborateurs intéressés par ces sujets. Cela entraîne une plus forte implication des équipes dans la vie de l'entreprise.

Mais pour permettre aux collaborateurs de participer à ces actions collectives, encore faut-il leur donner un accès suffisant aux informations internes, que ce soit par le biais des managers, de relais d’informations ou d’outils digitaux comme un intranet, un réseau social d’entreprise…

Pour faciliter le travail des directions, nous avons dressé dans notre dossier de restitution une liste des différentes manières de faire remonter les informations. Ces dispositifs permettent à chacun d’accéder à toutes les informations désirées quand il le souhaite.

Nous avons par ailleurs fait un focus sur le rôle central des relais de communication et sur les moyens à mettre en place pour faciliter la remontée d’informations et les responsabiliser :

un questionnaire à envoyer à leurs équipes
un calendrier éditorial des sujets à aborder avec les équipes
un réseau social interne à chaque équipe

Dans ce document, nous avons par ailleurs détaillé les grandes étapes de la conduite du changement au sein d’une équipe pour aider les managers à mettre en place les actions d’amélioration continue identifiées préalablement.

Quel que soit votre projet de communication interne ou de sujet touchant à l’engagement de vos collaborateurs au sein de votre entreprise, n'hésitez pas à solliciter l'expertise de notre équipe spécialiste dans la création d'outils digitaux engageants !