Comment mieux communiquer en interne grâce aux Réseaux Sociaux d’Entreprise ?

Comment mieux communiquer en interne grâce aux Réseaux Sociaux d’Entreprise ?

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Désormais incontournable, la transformation digitale souffle un vent nouveau sur les organisations. En effet, les outils comme la gamification, le chatbot semblent révolutionner la communication interne des entreprises. Mais qu’en est-il des Réseaux Sociaux d’Entreprise (RSE) ? Nous faisons le point sur cette nouvelle tendance.  

Utilisé par 58% des grandes entreprises et envisagé pour 26% d’entre elles, le réseau social d’entreprise se popularise. Les RSE ont les mêmes fonctionnalités que les réseaux sociaux classiques (Facebook, Twitter et LinkedIn) mais sont destinés, comme leurs noms l’indiquent,  aux collaborateurs de l’entreprise. Ces plateformes collaboratives fédèrent les employés et en rendent plus simple la transmission d’informations. Elles révolutionnent la communication interne des entreprises.

En apportant une nouvelle dimension collaborative aux relations entre employés, les RSE révolutionnent les échanges et apportent de nombreux avantages aux sociétés.

Mais concrètement, quels sont les avantages d’un RSE ?

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Véhiculer les valeurs de votre entreprise

En plus de diffuser les informations auprès de tous les employés, les RSE véhiculent les valeurs qui font sens à l’entreprise.

Ils offrent une transparence de la communication puisque les collaborateurs sont clairement identifiés et ont accès aux diverses discussions et événements de leur entreprise. C’est d’ailleurs un atout pour l’onboarding – période d’intégration des nouveaux collaborateurs.

Si les rapprochements sont facilités grâce à ces échanges, un sentiment d’appartenance et une cohésion sont aussi créés.

Gérer plus simplement vos projets

Faciles d’utilisation et équipés de nombreux outils pratiques et simples à la fois, ces réseaux sociaux servent aussi à la gestion de projet. La fluidité des messages ou la création de sondages offrent une meilleure diffusion et circulation des informations. Ils vous font éviter de longues heures en réunion tout en gardant un esprit de travail d’équipe et de concertation des membres.  

Donner plus de sens à votre travail

L’utilisation quotidienne des réseaux collaboratifs d’entreprise ouvre également la notion de “sens au travail”. Estimée comme étant un sujet collectif pour 49% des employés, cet outil stimule l’intelligence collective. Celle-ci en offre une vision grandement élargie de l’entreprise.

Le petit plus des réseaux sociaux d’entreprise

En étant un lieu d’échange 100% virtuel, les RSE aident l’entreprise à réduire son impact sur l’environnement.

Avec plus de 250 000 utilisateurs en France, Slack est l’une des plateformes collaboratives les plus utilisées dans l’hexagone. Il en existe évidemment bien d’autres comme Workplace ou Yammer.

L’entreprise française  “Le Slip Français”, comptant plus de 70 personnes, utilise Slack pour sa communication interne. Les collaborateurs ont d’ailleurs mis en place un channel (une chaîne de discussion) sur Slack intitulé #Veille dans lequel tous les employés se partagent des idées ou articles. Une belle manière de faire avancer l’innovation au sein de l’entreprise.

_(Envie d’en savoir plus sur Slack ? Retrouvez n_otre article sur nos outils de gestion de projet)

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Comment choisir entre un outil du marché et une solution sur mesure

D’après notre expérience, la première question n’est pas « quel RSE installer ? » mais « quel problème de communication cherchez-vous à régler ? ». Un RSE généraliste comme Slack, Workplace ou Yammer répond bien aux besoins courants : fil de discussion, partage de fichiers, sondages, annuaire. C’est souvent le bon point de départ, parce que le déploiement est rapide et le coût d’entrée maîtrisé.

Une solution sur mesure devient pertinente dans des cas plus précis : quand vous avez besoin de relier le réseau social à vos outils métiers existants (planning, GMAO, intranet, gestion des congés), quand vous gérez des sites multiples avec des populations très différentes (terrain, ateliers, sièges) ou quand la confidentialité de vos données impose un hébergement et des règles d’accès spécifiques. Cela dépend donc de votre maturité numérique et de la sensibilité de vos informations. Pour beaucoup d’organisations, le bon arbitrage consiste à démarrer sur un outil existant, puis à développer des briques complémentaires une fois les usages stabilisés. Nous détaillons cette logique d’outillage interne dans nos retours sur le développement web sur mesure pour les processus métiers.

Comment nous procédons pour déployer un RSE qui sera réellement utilisé

Le principal risque d’un réseau social d’entreprise n’est pas technique, c’est l’adoption. Un RSE déserté au bout de trois semaines est plus coûteux qu’un mail bien rédigé. Nous abordons donc ces projets en plusieurs temps.

D’abord, un cadrage : qui doit échanger avec qui, quelles informations doivent circuler, et quels canaux existants le RSE va remplacer (ou non). Sans cette étape, on empile un outil de plus sans en retirer aucun, et la charge mentale des équipes augmente au lieu de baisser.

Ensuite, une structuration des espaces. Plutôt que d’ouvrir des dizaines de canaux d’un coup, nous conseillons de partir d’un nombre réduit d’espaces clairs (par exemple un canal d’information générale, un canal par équipe, un canal de veille comme l’exemple cité plus haut), quitte à en créer d’autres ensuite selon les besoins réels.

Vient ensuite l’embarquement. Désigner quelques ambassadeurs internes qui animent les premiers échanges change beaucoup la dynamique : un fil vivant donne envie de participer, un fil vide décourage. Enfin, l’accompagnement dans la durée : modération légère, rappel des bonnes pratiques, et mesure de l’usage réel pour ajuster. Cette préoccupation d’adoption rejoint directement notre approche globale de la digitalisation des processus en entreprise.

Ce qui fait varier le résultat

Plusieurs facteurs expliquent qu’un RSE réussisse dans une organisation et échoue dans une autre.

La taille et la dispersion des équipes : un effectif réparti sur plusieurs sites, ou avec une forte proportion de personnel de terrain peu connecté, demande une réflexion particulière sur l’accès mobile et les notifications. L’exemplarité du management : si la direction n’y publie jamais rien, l’outil reste perçu comme accessoire. La clarté des règles : ce qui se dit sur le RSE plutôt que par mail, ce qui relève du professionnel et ce qui n’y a pas sa place. Et enfin la qualité de l’intégration aux outils déjà en place : un RSE qui oblige à ressaisir des informations existantes finit par être contourné.

Les pièges à éviter

Le premier piège, c’est de confondre installation et adoption. Activer un outil ne crée pas une culture d’échange ; c’est l’animation qui le fait. Le deuxième, c’est de cumuler les canaux sans en supprimer aucun : si l’information continue de passer par mail, par affichage et par RSE en parallèle, personne ne sait plus où regarder. Le troisième, c’est de négliger la modération et le RGPD : un espace d’échange interne reste soumis à des règles, notamment sur les données personnelles et le droit à la déconnexion.

Concrètement, pour le client, un RSE bien pensé réduit le volume de mails internes, fluidifie l’intégration des nouveaux arrivants et donne de la visibilité sur ce qui se fait ailleurs dans l’entreprise. Mal pensé, il devient un canal de plus à surveiller. La différence ne se joue pas dans le choix du logiciel, mais dans la préparation et l’animation.

Pour aller plus loin

Si vous souhaitez échanger de votre processus de communication en interne ou de la mise en place d'une application de communication en entreprise pour accompagner vos collaborateurs, contactez l’agence digitale créative Digiworks ou retrouvez plus en détails toutes nos offres de gamification et dispositifs digitaux(Serious Game, Gamification, Conseil, Développement de nouveaux outils…).