Application mobile de formation

Digitaliser le suivi de formation AFEST

Les équipes learning de Danone France nous ont sollicité afin de digitaliser le suivi des formations AFEST. En effet l'AFEST (action de formation en situation de travail) mobilise un formateur (ici interne à l'entreprise, en général le manager) et un salarié à former sur le lieu même du travail.

L'action de formation intègre :

1. Un positionnement initial des compétences du salarié
2. Une succession de "sessions" dans l'année qui sont composées d'une mise en situation du salarié puis d'une séquence réflexive qui consiste à faire le bilan de la mise en situation réalisée afin de tirer un enseignement de ce qui s'est passé et juger l'écart entre les attendus et les acquis
3. Un positionnement final des compétences qui a lieu généralement en fin d'année. Il permet d'évaluer l'évolution du salarié sur les compétences visées

D'une gestion manuelle à la digitalisation

Cette action était déjà en place dans l'entreprise mais avec une gestion totalement manuelle : l'équipe learning disposait de retours de sessions AFEST via des fichiers excel ce qui pouvait engendrer de nombreux problèmes : délais de remontée des informations, perte de données, aucune centralisation automatisée, pas de reporting.

La mise en place d'une application mobile s'est imposée dans la montée en puissance de la formation AFEST, avec pour cible le périmètre force de vente constituée de salariés en mobilité dans les magasins distributeurs du groupe.

Une application mobile PWA pour un usage en mobilité

L'application devait pouvoir être utilisée à la fois sur PC (ex : préparation de la visite en amont) et sur les mobiles/tablettes lors des mises en situation sur le terrain (ex : saisie en live des bilans de l'apprenant / formateur). Nous nous sommes naturellement projetés sur une technologie hybride permettant de limiter les délais et le budget tout en répondant à l'usage recherché.

Une autre contrainte s'est ajoutée à la conception : les forces de vente sont régulièrement dans des environnements sans connexions internet ce qui nécessitait de pouvoir utiliser l'application mobile de formation hors ligne, tout en conservant les données avec une synchronisation à posteriori.

Nous avons sélectionné la technologie mobile PWA répondant à ces différents critères : une application accessible sur le web  et le mobile (via un navigateur) mais pouvant également s'installer sur le PC ou la tablette pour fonctionner hors ligne (en simulant le fonctionnement d'une application native).

Une application mobile pour la formation terrain

Nous avons réalisés une application mobile la plus intuitive permettant de compléter et retrouver les différentes informations très rapidement.

L'application intègre des fonctionnalités dédiées aux différents types d'utilisateurs : Managers, Formateurs, Apprenants.

• Managers : ils peuvent positionner en début d'année les compétences de l'ensemble de leurs N-1 et consulter leurs différentes sessions
• Formateurs : ils peuvent valider/refuser les préparations de visites, puis saisir les bilans des visites réalisées avec leurs apprenants
• Apprenants : ils peuvent saisir leurs préparations de visites en sélectionnant le formateur de leur choix, puis saisir les bilans des visites réalisées avec leurs formateurs

A tout moment, les utilisateurs peuvent consulter l'historique des sessions terminées, les télécharger au format PDF, consulter leur positionnement de compétences.

Une application interconnectée avec la base RH

La multitude des outils numériques peut être un frein au quotidien des salariés. En réfléchissant à l'usage et dans l'objectif de limiter les frictions, il nous paraissait capital de pouvoir nous connecter directement aux identifiants des salariés pour uniformiser leur usage quotidien des leurs applications. L'application mobile a donc été connectée directement via SSO aux comptes des collaborateurs. Ainsi, les utilisateurs utilisent directement leurs identifiants Danone pour se connecter à l'application !

Un outil complet d'administration de l'application mobile

L'une des complexités de l'application était de gérer la structure RH : les liens entre collaborateurs, les statuts, les rattachements de formations et de compétences en fonction des services, ...

Nous avons développé un outil de gestion totalement sur-mesure afin de pouvoir administrer l'ensemble de l'application : l'équipe métier dispose de toute une série de fonctionnalités : 

• Mise à jour des données RH via un import de masse intégré
• Modification manuelle de l'ensemble des données de l'organisation (départements, profils, collaborateurs, secteurs, ...)
• Gestion des formations disponibles (création, suivi) ainsi que leurs attributions
• Gestion de la base de données de compétences et rattachements

Couplé à un outil analytics, l'équipe projet dispose d'une application complète de digitalisation de la formation et du suivi AFEST ainsi qu'un outil puissant de gestion leur offrant une grande autonomie au quotidien.